紙とFAXに依存した配車業務をデジタル化。
月間残業時間120時間削減、配車効率30%向上を実現。

背景

創業40年の株式会社ヤマダ運輸様は、地域密着型の運送会社として着実に成長してきました。しかし、配車業務は創業以来ほとんど変わっておらず、紙の配車表とFAXでの受注管理が続いていました。「昔からこうやってきたから」という理由で、業務プロセスの見直しは後回しにされていたのです。

顕在化した問題

配車担当者は、毎朝5時に出社し、紙の配車表とにらめっこしながら、その日の配車を決めていました。ドライバーの現在位置は電話で確認し、手書きでメモ。FAXで届いた新規依頼は、どの車両に割り当てられるか、頭の中で計算していました。結果、毎日22時まで働く日々が続いていました。

常務の危機感

「このままでは、担当者が倒れてしまう」常務は強い危機感を抱いていました。配車業務は担当者に完全に属人化しており、代わりができる人がいません。さらに、ドライバー不足で受注を断らざるを得ないケースも増えていました。「本当は車両に余裕があるのに、配車が追いつかず機会損失が発生している」この状況を何とかしなければ...。

業務改革DXのアプローチ

我々は「業務改革DX」の枠組みで、単なるシステム導入ではなく、業務プロセスそのものを再設計するアプローチを提案しました。まずは現場で2週間、担当者の業務に密着し、ムダ・ムラ・ムリを徹底的に洗い出しました。

3つのステップでの改革

Step 1: 業務プロセスの可視化と再設計

配車業務を細かく分解し、「どの作業に何分かかっているか」を計測。すると、1日4時間の業務のうち、2時間は「情報を探す時間」に使われていることが判明しました。「ドライバーがどこにいるか電話で確認する」「過去の配車履歴を紙の資料から探す」といった作業が、膨大な時間を奪っていたのです。

そこで、業務プロセスを再設計。「リアルタイムで車両位置を把握する」「過去の配車データをデータベース化する」「受注情報をデジタルで一元管理する」という3つの柱で、新しい業務フローを設計しました。

Step 2: 最適なシステムの選定と導入

再設計した業務プロセスに合わせて、配車管理システムを選定。高額なフルスクラッチ開発ではなく、既存のSaaS型配車管理システムをカスタマイズする形で導入しました。GPS連携でドライバーの位置情報をリアルタイムで把握でき、過去の配車履歴も瞬時に検索できるようになりました。

Step 3: 現場への定着支援

「システムを入れて終わり」ではなく、現場への定着を徹底的にサポートしました。担当者へのマンツーマントレーニング、ドライバーへのスマホアプリ操作説明会、そして導入後1ヶ月間の毎日のフォローアップ。「分からないことがあればすぐに聞ける」環境を整え、安心して移行できるよう支援しました。